Política de conflictos de intereses

La presente Política de Conflictos de Intereses ("Política") se aplica a GXO Logistics, Inc. incluyendo todas sus filiales, divisiones y otras entidades operativas (colectivamente, "GXO" o la "Empresa"). Todos los directores, funcionarios y empleados de GXO, así como los terceros que actúen en nuestro nombre, están sujetos y son responsables del cumplimiento de los requisitos de esta Política. Tal y como se utiliza en esta Política, el término "Empresa" debe entenderse que incluye a todas las personas y entidades sujetas a esta Política.

Descripción general

GXO se compromete a que los empleados, directores y funcionarios (colectivamente "Empleados") estén libres de cualquier interés, influencia o relación que pueda entrar en conflicto - o incluso parecer entrar en conflicto - con los mejores intereses de la Empresa. Se espera que los empleados realicen su trabajo con lealtad absoluta a la empresa. Esta política rige y orienta a los empleados cuando existe un conflicto de intereses, o incluso la apariencia de uno. Su objetivo es evitar el uso indebido de los activos o la influencia de la empresa, o el descrédito de su nombre o reputación. Lo más importante es el requisito de revelar cualquier conflicto de intereses real o percibido.

Definiciones

La Empresa: GXO Logistics en todas sus formas comerciales, los empleados de GXO y todas las demás partes definidas en el apartado "Aplicabilidad".

Interés financiero significativo: Un Interés Financiero Significativo se define como un interés agregado directo o indirecto de más del diez por ciento (10%) (i) de cualquier clase de los valores en circulación de una empresa o una corporación; (ii) interés en una sociedad o asociación; o (iii) de los activos totales o ingresos brutos generados de una empresa o corporación no GXO de dicho Empleado.

Familiar: Por Miembro de la Familia se entiende los familiares directos de un Empleado, tales como su cónyuge, hijos, madre, padre, hermanas, hermanos y hermanastros o parientes políticos de estos tipos, así como las parejas de hecho.

Conflictos de intereses

Las siguientes secciones describen una serie de categorías comunes de conflictos de intereses y exponen ejemplos de la aplicación de esta política a determinadas situaciones en las que es más probable que surjan conflictos. Sin embargo, no son exhaustivos y no abarcan todas las situaciones posibles en las que podría producirse un conflicto.

Intereses externos de los empleados en entidades que operan o compiten con la empresa

Si un empleado es empleado, ocupa un cargo o tiene un interés financiero significativo en cualquier empresa o entidad que realice o pueda realizar negocios o competir con la empresa, deberá revelar todos los detalles relativos a dicho empleo, cargo o interés financiero significativo.

Si un empleado está en posición de afectar a la relación comercial de la empresa con un miembro de su familia que esté empleado, ocupe un cargo o tenga un interés financiero significativo en una empresa o entidad que realice o pueda realizar negocios o competir con la empresa, y tiene conocimiento de ello, el empleado deberá revelar todos los detalles relativos a dicho empleo, cargo o propiedad.

De vez en cuando, los empleados de la empresa pueden ser miembros de los consejos de administración de otras empresas u organizaciones sin ánimo de lucro. Para evitar un conflicto de intereses en esas situaciones, hemos adoptado políticas y mecanismos de divulgación para abordar las transacciones comerciales en las que se puede considerar que esas personas tienen un interés comercial como resultado de otro cargo de director.

Ejemplos de intereses externos de los empleados que deben declararse:

• Usted se encarga de comprar mercancías a un proveedor. Un miembro de su familia trabaja para el proveedor.
• Usted se encarga de comprar mercancías a un proveedor. Su hijo es el propietario de este proveedor.

Relaciones de los empleados con otros empleados

Las relaciones personales con familiares y amigos que también son empleados de la empresa podrían crear un conflicto de intereses. Siempre debemos tener cuidado de que dichas relaciones no afecten indebidamente a nuestras responsabilidades empresariales o a nuestra capacidad para tomar decisiones empresariales imparciales y objetivas.

Las relaciones sentimentales entre empleados son un ejemplo de posible conflicto de intereses que debe notificarse utilizando nuestro Formulario de Conflicto de Intereses que se encuentra aquí. Se prohíben las relaciones sentimentales entre cualquier miembro del equipo directivo de un centro y cualquier empleado del centro. También están prohibidas las relaciones sentimentales entre subordinados directos.

También está prohibido que los familiares trabajen en la misma línea jerárquica. 

Todas las situaciones anteriores deben declararse utilizando nuestro Formulario de Conflicto de Intereses que se encuentra aquí:

Ejemplos de relaciones (por ejemplo, familiares o sentimentales) de un empleado con otros empleados que deben revelarse:

• Usted ha sido nombrado recientemente director regional de RRHH. Su hija trabaja en RRHH en esa región
• Tiene una relación (por ejemplo, familiar o sentimental) con otro empleado al que supervisa directa o indirectamente.

Apropiación indebida de oportunidades de negocio

En algunos casos, a través de su trabajo o de contactos con clientes, proveedores, contratistas o consultores, puede tener conocimiento de una oportunidad de realizar una compra o una inversión en la que la Empresa podría estar interesada. Debe notificar sin demora la oportunidad a su supervisor para que la empresa pueda evaluarla. Está prohibido aprovecharse personalmente de una oportunidad conocida a través de su empleo en la empresa, incluso si la empresa ha renunciado a aprovechar la oportunidad.

Ejemplos de apropiación indebida de oportunidades de negocio que deben revelarse:

• En el desempeño de su función en GXO, se entera de una nueva tecnología apasionante y pasa las noches y los fines de semana trabajando para comercializarla en beneficio propio.
• En el desempeño de sus funciones en GXO, se entera de la existencia de una nueva tecnología muy interesante y se la comunica a su supervisor. La empresa evalúa la tecnología y decide no seguir adelante con ella. Después, usted pasa las noches y los fines de semana trabajando para comercializar la tecnología rechazada en beneficio propio.

Empleo externo y otras actividades

Es su responsabilidad asegurarse de que cualquier empleo u otras actividades ajenas a GXO no violen los compromisos o relaciones existentes de GXO con un competidor, cliente, proveedor u otro tercero. No puede trabajar para un competidor en ningún puesto mientras sea empleado de GXO, ni desempeñar otro empleo externo que interfiera con sus obligaciones asignadas a la empresa o compita con los intereses comerciales de la empresa, a menos que obtenga la aprobación por escrito de su superior y del equipo de Ética y Cumplimiento utilizando nuestro Formulario de Conflicto de Intereses.

Además, no está permitido proporcionar información o servicios a organizaciones externas. Estas organizaciones pueden buscar fuentes del sector para organizar consultas con sus clientes, que pueden incluir fondos de capital privado, fondos de cobertura y otros inversores institucionales que estén considerando invertir en nuestro sector. Estas organizaciones pueden contratarle como consultor debido a su conocimiento de GXO, su conocimiento de nuestra industria en general o su experiencia personal. Su prestación de tales servicios de consultoría crea el riesgo de que usted utilice o divulgue información confidencial de GXO o participe, o ayude a otra parte a participar, en actividades que vayan en detrimento de GXO o le hagan la competencia. Debe obtener la aprobación por escrito de su gerente y del equipo de Ética y Cumplimiento antes de cualquier compromiso utilizando nuestro Formulario de Conflicto de Intereses.

Información privilegiada

Las leyes federales y estatales de Estados Unidos prohíben comprar, vender o realizar otras transferencias de valores de títulos (incluidas las acciones de una empresa) a las personas que dispongan de información material que no sea generalmente conocida o que no esté a disposición del público. Estas leyes también prohíben a las personas con información material no pública revelar esta información a otras personas que puedan comerciar con ella. Las prohibiciones se aplican a personas de fuera de Estados Unidos si los valores negociados cotizan en una bolsa de Estados Unidos (por ejemplo, las acciones ordinarias de la empresa cotizan en la Bolsa de Nueva York). Para más información, consulte la Política sobre el uso de información privilegiada.

Ejemplos de operaciones con información privilegiada que deben divulgarse:

• En el desempeño de su trabajo, llega a su conocimiento información material no pública que provocará una pérdida financiera importante para la empresa. Basándose en esta información material no pública, vende acciones de la empresa.
• En el desempeño de su trabajo, se entera de una información material no pública que supondrá un beneficio económico importante para la empresa. Se lo comunica a su suegro y éste compra acciones de la empresa basándose en esta información material no pública.

Recepción de regalos, invitaciones y viajes

La aceptación de dinero, regalos, tarjetas de regalo, certificados de regalo, favores o servicios por parte de un empleado, o de un familiar de un empleado, de cualquier persona u organización de la que el empleado tenga motivos para creer que puede realizar transacciones comerciales, o que puede intentar realizar transacciones comerciales con la empresa, constituirá una infracción de esta política, a menos que dicho regalo o favor no implique más que una amenidad social ordinaria, tal y como se define en las políticas aplicables de la empresa sobre regalos, entretenimiento y viajes. Nunca deben aceptarse regalos, actividades de ocio o viajes, independientemente de su valor, si infringen la ley o entran en conflicto con otras políticas aplicables. Consulte nuestra Política de regalos e invitaciones, donde encontrará más información al respecto.

Ejemplos de regalos, invitaciones y viajes que deben declararse:

• Usted participa en la selección de un proveedor externo para un importante proyecto de la empresa. Uno de los proveedores licitadores recibe en su casa un flamante televisor 3D HD y poco después la empresa le adjudica un contrato.
• Participas en la selección de un proveedor externo para un importante proyecto de la empresa. Uno de los proveedores le regala a su madre un televisor 3D nuevo y se lo lleva a casa.
• Se le invita a un almuerzo de proveedores en el que muchos proveedores diferentes promocionan sus productos y servicios a una amplia variedad de Empleados, así como a muchas otras personas que trabajan para otras empresas. Usted no tiene autoridad para tomar la decisión final sobre la contratación de ninguno de los proveedores por parte de la empresa. Durante el almuerzo se celebra un sorteo y usted es el ganador de un billete de avión de ida y vuelta.

Información confidencial de la empresa

A menos que esté debidamente autorizado, no puede proporcionar información a ninguna organización o persona externa sobre ofertas, especificaciones, datos financieros o transacciones, características de productos, detalles de procesos u otros asuntos (incluida la información generada por ordenador de cualquier naturaleza), cuando dicha divulgación implique información confidencial o de propiedad o pueda ser contraria a los intereses de la empresa.

Ejemplos de divulgación de información confidencial de la empresa y otra información confidencial que debe divulgarse:

• Usted trabaja en ventas. Su hija ha aceptado recientemente un puesto de ventas en otra empresa de logística que no es competidora directa de la empresa. Para ayudarla a empezar, le proporciona una lista de clientes de la empresa con sus nombres y números de teléfono para que pueda empezar a llamarles.
• Un cliente publica una solicitud de ofertas para un proyecto de gran envergadura. La solicitud de oferta no es clara en cuanto a la forma y el fondo exactos de la respuesta deseada. Usted ve a un antiguo compañero de trabajo en el aeropuerto que ahora trabaja para una empresa competidora que también licita en el proyecto. Los dos discuten la mejor manera de responder a la licitación, incluyendo la forma y el fondo de cada una de sus respuestas para que todo el mundo esté "en la misma página".

Uso de activos y recursos de la empresa

Los empleados no pueden participar en actividades en horario de la empresa, ni utilizar o hacer que se utilicen las instalaciones, equipos (incluidos los recursos informáticos), materiales o suministros de la empresa para su conveniencia o beneficio personal, salvo que la política de la empresa permita específicamente lo contrario.

Ejemplos de uso de activos y recursos de la empresa que deben divulgarse:

• Debido a la naturaleza de su trabajo, la empresa le proporciona un camión de su propiedad. Durante las noches y los fines de semana, utilizas el camión de la empresa para tus actividades personales de paisajismo.
• Para ganar un dinero extra, empiezas a vender varios artículos en sitios de marketing por Internet. A medida que se acercan las vacaciones, el trabajo en la empresa se ralentiza un poco, pero las ventas por Internet se disparan. Para seguir el ritmo de la demanda, empiezas a utilizar el ordenador de la empresa durante varias horas al día para trabajar en tu marketing por Internet.

Cuándo y cómo divulgar

Deben revelarse todos los conflictos de intereses reales o presuntos. En caso de duda, comuníquelo.

Disclosure should be made to the Ethics and Compliance Office ([email protected]) or using the Ethics & Compliance Pre-Approval Request Form found here:  FINAL- Ethics & Compliance Pre-Approval Request Form – Fill out form

Si tiene conocimiento de información que sugiera que se está produciendo o se ha producido un conflicto de intereses o un acto ilegal por parte de un Empleado, Familiar, cliente, contratista, consultor o proveedor que afecte a la Empresa, debe comunicarlo. Los conflictos de intereses están sujetos a revisión continua. Por ese motivo, debe actualizar periódicamente su declaración para asegurarse de que la dirección actual la conoce.

Muchas de las actividades divulgadas pueden no plantear problemas significativos de conflicto de intereses. En algunos casos, sin embargo, puede ser necesario tomar medidas correctivas. La obligación de revelar las circunstancias sirve para informar a la Empresa y, al mismo tiempo, protegerle de los efectos perjudiciales de cualquier revelación posterior de actividades, asociaciones o intereses que pudieran constituir un conflicto de intereses prohibido. La Empresa respetará los derechos legales de la persona afectada.

Las infracciones de esta política pueden dar lugar a medidas disciplinarias, incluido el despido.

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